Hoe kan u de ideale grootte van uw voorraad bepalen?

Veel bedrijven beslissen op een subjectieve basis (zoals intuïtie en ervaring) welke hoeveelheden er op voorraad moeten zijn. Het welbekende “zo te zien kunnen we er 500 gebruiken”! In realiteit moeten we bepaalde elementen, op voorhand én op een objectieve wijze overwegen.

Bepaalde factoren, worden echter dikwijls onderschat, zoals o.a.

Het specifieke karakter van een item.
De verwachte vraag en mogelijke toekomstige prijs.
De nabestellingen, o.a. beschikbaarheid van het product en de leveringstermijnen.

Bovendien hebben we, misschien door luiheid of gebrek aan tijd, de neiging om enorme hoeveelheden te bestellen en gaan dan voorbij aan 2 belangrijke factoren van bedrijfsbeheer:

Kosten (en baten) van onderhoud of het ontbreken van voorraad.
Specifieke doelstellingen waarvoor een bepaalde hoeveelheid voorraad vereist is.

Onder de kosten voor het beheren van voorraad gaan we 5 elementen nader bekijken:

1. Kosten voor bestelling/productie

Dit is het bedrag dat betaald moet worden aan de leverancier of het bedrag om de totale productiekosten te dragen. Dit is alleen een echte kostenfactor voor stockbeheer indien de prijs betaald aan de leverancier (of de productiekosten) variëert voor elke individuele bestelling/productie partij (in de praktijk bestaat de mogelijkheid om kwantiteitskortingen te krijgen).

2. Bestelkosten

Dit zijn de kosten die worden gemaakt door het simpelweg uitgeven van een bestelling en vervolgens door te gaan met activiteiten zoals inkomende goederen, controles of opslag. Het zijn kosten die geen verband houden met de verkregen hoeveelheid en bestaan bijv. uit verwerking van aanbestedings documenten, bankkosten, vergoedingen voor gegevensverwerking en personeelskosten.

3. Opslagkosten

Dit zijn de kosten die een bedrijf maakt voor de opslag van goederen in een magazijn. Deze goederen bevriezen daadwerkelijk kapitaal, nemen ruimte in en hebben soms onderhoud nodig. Die kosten bestaan uit componenten die niet variëren naargelang de hoeveelheid voorraad die wordt aangehouden (magazijnhuur, toegewijd personeel, enz.), alsook kosten die variëren naargelang de hoeveelheid (verzekering, rente op geïnvesteerd kapitaal, enz.). Het is handig om de kosten voor het aanhouden van voorraden uit te drukken als een percentage van de waarde van de opgeslagen goederen in een bepaalde periode.

4. Afschrijvingskosten

Dit zijn de kosten die verband houden met de fysieke en / of het technische verval van de goederen die langdurig in het magazijn liggen. Deze kosten kunnen op 2 verschillende manieren worden omschreven:
- Als een jaarlijks percentage van de waarde van de goederen in het magazijn (we kunnen bijv. zeggen dat het magazijn met 3% per jaar "devalueert").
- In euro's per eenheid goederen die op het einde van het jaar in het magazijn achterblijven. In dit geval kan het bedrag worden berekend als het verschil tussen de verkoopprijs en de productieprijs.

5. Kosten door gebrek aan voorraad

Dit zijn de kosten die ontstaan wanneer aan de vraag/bestelling niet tijdig kan worden voldaan als gevolg van het gebrek aan grondstoffen. Als de klant kan wachten (bijv. in een monopoliesituatie), is het mogelijk dat de kosten, omdat er geen voorraad is, niet echt bestaan of kunnen deze worden gemeten in euro's per ontbrekende eenheid of per tijdseenheid (typisch geval van boetes voor vertraagde levering ). Als de klant niet kan wachten (hetgeen meestal zo is), verliest het bedrijf de verkoop en registreert het daarom een inkomstenverlies dat moet worden uitgedrukt in euro's per ontbrekende eenheid.

Bedrijfsdoelstellingen kunnen door de verschillende bedrijfsafdelingen anders worden waargenomen, maar ze hebben uiteraard allemaal één doel: het maximaliseren van de winst .

De verkoopafdeling kan er op aandringen om hoge voorraadniveaus aan te houden om late leveringen te voorkomen. De inkoopafdeling wil misschien dat dit de eenheidskosten verlaagt en de productieafdeling wil mogelijk de eenheidskosten verlagen door de productievolumes te vergroten. Aan de andere kant willen diegenen die verantwoordelijk zijn voor administratie of beheer, de voorraden laag houden om financiële uitgaven te minimaliseren of om de aan te houden / te behouden hoeveelheden te minimaliseren.

Dit alles moet er toe leiden dat er een adequaat serviceniveau wordt aangereikt (passend bij het type product, bedrijf, concurrentie, klanten) en dat de beste verhouding tussen kosten en inkomsten kan waarborgen .

Om dit te doen, moet u eerst over een hele rits informatie beschikken zoals de:

inputs
outputs
beperkingen.

1. Informatie nodig om voorraden goed te beheren in verhouding tot inputs

Leveranciers en hun gewoonten

Iedereen die stockbeheer verricht moet zijn huidige en toekomstige leveranciers goed kennen. Indien men over talrijke leveranciers kan beschikken, of er bestaan meerdere aanbodalternatieven, dan zijn er verschillende manieren om partnerschappen (samenwerkingsverbanden) aan te gaan die een effectieve en efficiënte voorraadaanvulling garanderen. Het is belangrijk om te weten hoe snel ze kunnen leveren, of ze stipt zijn en ook of ze kunnen voldoen aan dringende of ongeplande vereisten. Dit geldt ook in de omgekeerde richting indien de alternatieven schaars zijn.

Prijs

Een bedrijf dat goederen verwerft of produceert vooraleer ze nodig zijn (ruim voor verbruiks- of verkoopcijfers bekend zijn) ziet haar opslagkosten verhogen. Door een vertraging in de betalingen aan leveranciers vallen deze kosten uiteraard lager uit. Zolang de goederen niet zijn betaald, is er geen daadwerkelijke bevriezing van kapitaal.

Vooraf ingestelde hoeveelheden

Alle productiesystemen en bijna alle leveranciers (ver)eisen een minimale stock. Worden deze normen niet aangehouden, dan is men niet in staat om een specifiek product te maken of te kopen. Minimale partijgroottes zijn, onder normale omstandigheden, misschien wel dé elementen die de meeste invloed hebben op de voorraadomvang van bedrijven. Men moet hoeveelheden bepalen die de reële behoeften overschrijden.

Betalingsvoorwaarden

Een hoge of lage prijs voor een product heeft een directe impact op het investeringsniveau dat een bedrijf kan dragen. Deze variabiliteit kan inspelen op het voorzien van de voorraad of productieplanning of het uitstellen ervan.

2. Informatie die nodig is om de voorraad goed te beheren in verhouding tot de output

Klanten en hun gewoonten

Iedereen die voorraden beheert, moet zijn huidige en toekomstige klanten goed kennen. Indien u zeer bezorgd bent over service, zult u niet willen accepteren dat de goederen niet op voorraad zijn. Indien u zich weinig zorgen maakt over service, kunt u het risico nemen om de voorraad te minimaliseren. Het is essentieel om te weten of de klanten altijd hetzelfde bestellen of dat ze vaak veranderen. Indien u hiervan niet op de hoogte bent, zal u niet aan de vraag kunnen voldoen.

Vervallen goederen

Sommige producten hebben een vervaldatum en andere producten kennen een onbeperkte houdbaarheid. Sommige goederen veranderen nooit en de vraag naar deze goederen blijft aanhouden terwijl andere goederen, waar niets mis mee is, in het magazijn onder het stof blijven liggen. De inventarisbeheerder moet alle producten goed kennen. Elk item heeft een bepaalde opslagkost, maar sommigen kosten meer dan anderen. Speculeren op voorraden (afgeprijsde hoeveelheden) van bederfelijke producten of producten met vervaldata, kan u uiteindelijk veel geld kosten.

Toekomstige vraag

Dit is één van de belangrijkste stukjes informatie die u moet hebben en toch is dit het moeilijkst te verkrijgen. Een bedrijf (dat niet werkt met voorraden) kan zich niet veroorloven om geen prognoses te maken. Daarom is het altijd de moeite waard om wetenschappelijke systemen te gebruiken voor dit doel. Onthoud dat verkoop- en marketingafdelingen ook voorspellingen moeten doen, maar als dit niet het geval is, moet deze taak aan de voorraadbeheerder overgedragen worden.

3. Informatie die nodig is om de voorraden goed te beheren, rekening houdend met beperkingen

Beschikbare ruimte

De beschikbare ruimte in het magazijn is een beperking die het beheer van de voorraden sterk kan beïnvloeden. Indien u voldoende ruimte heeft, kunt u voorraden in grote hoeveelheden binnenbrengen. Dit kan bewegingen rond ontvangst van goederen vereenvoudigen, maar u loopt het risico het hele magazijn vol te stouwen. Een kleine ruimte daarentegen beperkt u tot regelmatige en goed georganiseerde aanvulling. Soms komen we in de werkplaats een paradox tegen: de best georganiseerde bedrijven zijn die met een beperkte ruimte. Dit komt omdat zij vaak beroep moeten doen op efficiënte opslagsystemen zoals verticale liften.

Interne beheermiddelen

Dit zijn alle voorzieningen die een essentiële impact hebben op de prestaties van de aanvul- en distributieprocessen, zoals de beschikbaarheid van werknemers en magazijnpersoneel en geautomatiseerde pick- en navulsystemen. Bedrijven die verstandig investeren, verkrijgen een duidelijk concurrentievoordeel.

Financiële beperkingen

De 'rijkste' bedrijven bevinden zich altijd in een betere positie dan de minder rijke, zelfs op logistiek gebied. Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar in de praktijk is dat ook werkelijk zo. Bedrijven met voldoende financiële middelen kunnen kiezen om in grote of kleine hoeveelheden in te kopen, tussen speculatieve of puur fysische voorraden, tussen automatische of handmatige magazijnen, tussen grote of kleine magazijnen, of tussen intern management of uitbesteed beheer.

Dit zijn allemaal voorzieningen die een essentiële impact hebben op de prestaties van de aanvul- en distributieprocessen, zoals de beschikbaarheid van werknemers en magazijnpersoneel en geautomatiseerde pick- en navulsystemen. Bedrijven die verstandig investeren, verkrijgen een duidelijk concurrentievoordeel.